L’autre jour je suis tombé sur un article très intéressant sur Kaizen, la philosophie japonaise souvent mentionnée comme étant à la base de la productivité super-performante de Toyota. En essence, il s’agit d’un processus d’amélioration continue caractérisé par la mise en place de petits ou grands changements et qui fait intervenir l’ensemble des employés de l’entreprise. De ce fait, tout le monde est invité à apporter des suggestions qui seront considérées sérieusement. Ce qui m’a frappé le plus c’est que l’article ne mettait pas l’accent sur une refonte complète de la façon de mener les affaires, mais plutôt sur un effort continu vers l'amélioration, puisque le Kaizen est une philosophie et non pas un système strict. L’objectif est de rehausser l’efficacité et la satisfaction et d’éviter le gaspillage d’énergie en introduisant des changements progressifs et en évitant les bouleversements et les erreurs généralement attribués aux innovations majeures.
Et du coup j’ai pensé que c’est justement ça le but de nos visites d’usine. Au début octobre, presque 400 délégués de tous les coins de l’Amérique du Nord se sont réunis à Toronto pour une visite à quatre établissements locaux : Pallet Management Group, Topax Protektive Packaging, Weston Forest Products et Woodbridge Pallet. Au fur et à mesure que l’évènement approchait, je me demandais pourquoi un fabricant de palettes de Californie voudrait-il aller visiter l’usine de quelqu’un d’autre à Toronto. Après tout, ça devrait être plus ou moins la même chose, n’est-ce pas? Mais pendant la visite je me suis mis à parler avec un monsieur de New Jersey qui a assisté à pas mal de visites. Il m’a dit qu’il n’a jamais gagné de l’argent en participant, mais qu'il s'est tout de même bénéficié énormément, soit en construisant de nouvelles relations commerciales ou en essayant de nouvelles idées empruntées pendant les visites. Je crois bien que c’est ça justement la réponse à ma question.
Mais revenons aux principes Kaizen, car vous vous demanderez peut-être par où commencer...
1. Déterminez la source du gaspillage de temps et d’énergie
Une des grandes leçons tirées de la visite à Weston Forest Products a été de constater comment ils ont équipé leurs chariots élévateurs de traceurs GPS pour voir combien de temps il leur fallait pour aller et venir du dépôt. Ils ont alors utilisé ces données pour mieux organiser les opérations de la cour et accroître ainsi l’efficacité. D’autres établissements ont fait recours à des chronomètres pour mesurer le temps nécessaire pour accomplir certains travaux sous l’organisation actuelle et ont alors élaboré un plan de réorganisation.
2. Identifiez les petits changements qui pourraient rendre votre établissement plus productif ou efficace
De nombreuses idées peuvent mener à des changements mineurs qui pourront être adoptés en observant comment les autres gèrent leurs établissements. Peut-être c’est le type de cloueuse qu’ils utilisent, ou la manière d’organiser les postes de réparation, ou encore la gestion des déchets et les rebus. Pourquoi est-ce qu’ils se servent de ces équipements là? Pourquoi les organisent-ils de cette façon? Est-ce que l’on pourrait adopter quelque chose? Est-ce que cela rendrait l’opération plus efficace? Tenez compte du fait que pas tous les changements pourront être appliqués, ce qui est parfaitement normal. L’idée est qu’il faut toujours essayer.
3. Prenez le temps de déterminer ce qui marche bien et ce qui peut être amélioré
Peut-être conviendrait-il de parler avec vos employés et leur demander leur avis sur ce qui marche bien et ce qui pourrait faciliter leur travail, accélérer leur performance et accroître leur productivité. Qu'est-ce qui produit de la frustration ou des frictions? Prenez note. Alors, la prochaine fois que vous aurez la possibilité d’assister à une visite d’usine, ouvrez bien les yeux pour voir comment vos collègues parviennent à résoudre les difficultés communes. Peut-être ne trouverez-vous pas les réponses pendant la visite même, mais au cours d’une conversation informelle dans le bus ou bien dans les réceptions de réseautage. Encore mieux, vous pourriez faire participer vos employés. Quelle meilleure façon que de leur donner l’occasion de voir directement ce que font les autres membres de l’industrie et de partager leurs idées sur ce qui pourrait être amélioré chez vous. Un grand nombre de ces changements nécessiteront l'assentiment de vos employés, surtout si vous comptez de réorganiser un poste de travail ou bien de changer ou ajouter des équipements. C’est là que vous verrez les fruits d’avoir impliqué vos employés dans la planification. Racontez-leur ce que vous avez vu et comment est-ce que cela a semblé faciliter le processus en le rendant moins coûteux en temps et argent. Demandez ET PRENEZ EN COMPTE leurs opinions. Il est certain qu’il vous sera beaucoup plus facile de mettre en œuvre les changements si les employés concernés achètent l’idée ou se sentent partie du plan.
D’autre part, c’est grâce aux visites d’usine que beaucoup de gens se rendent compte qu’ils font déjà tout ce qu’il faut pour que leurs établissements marchent correctement, ce qui a une double valeur puisque vous ne perdrez pas de temps en essayant de corriger quelque chose qui n’a pas besoin de l’être.
Les Visites d’usine d’automne que nous avons organisées conjointement avec la NWPCA ont connu un succès foudroyant et nous avons reçu des tonnes de commentaires positifs. De nombreux participants nous ont dit combien ils avaient appris et combien ils étaient impressionnés avec tout ce qu’ils ont pu voir. Nous remercions donc nos hôtes qui ont généreusement ouvert leurs portes à tellement de personnes, les commanditaires sans qui l'évènement n'aurait pas été possible, et bien sûr tous les participants.
