Une non-conformité désigne un manquement à se conformer à une exigence précise. Il y en a trois catégories : majeures, mineures ou sous forme d’observation. Elles sont toutes trois décrites ci-dessous.
Lorsqu’une non-conformité est identifiée, l’inspecteur émet un constat écrit de non-conformité contenant les renseignements suivants : la non-conformité, les mesures correctives nécessaires et s’il y a lieu ou non de procéder à une nouvelle inspection. Cette nouvelle inspection est aux frais de l’établissement (500$) et ne s’effectue qu’en cas de non-conformité majeure.
Les non-conformités peuvent entraîner une suspension du Programme TC ou l’annulation de l’enregistrement si elles se répètent, ou encore si elles compromettent l’intégrité du Programme TC.
Pour visionner la procédure concernant les rapports de violations au programme, cliquez ici.
Non-Conformités Majeures
Elles désignent des non-conformités qui compromettent l’intégrité du Programme TC.
D-13-01 fournit les exemples suivants:
- Des établissements fonctionnant avec des changements significatifs à leurs procédures et conditions pour le séchage à l'étuve qui n'ont pas été approuvé par une agence accrédité par le CLSAB ou un auditeur tiers approuvé par l'ACIA.
- Les mesures correctives pour des non-conformités identifiées au cours d'audits précédents n'ont pas été implémentées.
- Les produits de bois réglementées destiné pour le marché hors frontières ne sont pas conformes aux normes phytosanitaires (c.-à-d. 56˚é 30 minutes) ou l'établissement inscrit au programme ne satisfait pas aux spécifications de traitements décrits dans leur manuel approuvé.
- Le matériel exporté ou désigné pour l'export ne satisfait pas les exigences phytosanitaires du pays d'importation.
- L'établissement a produit des certificats inappropriés (par exemple : les produits ne satisfont pas les spécifications décrits sur les certificats ou le certificat a été émis par une personne non autorisée, etc.)
- L'établissement n'a pas maintenu une séparation suffisante entre le bois traité et non traité.
- Les dossiers sont incomplets, ou ne permettent pas à l'agence accrédité par le CLSAB ou l'auditeur tiers approuvé par l'ACIA de compléter un suivi sur les produits exportés (par exemple : les dossiers de traitement sont absents, incomplets, etc. ou les certificats pour l'export ne sont pas maintenus, etc.)
- Un envoi a été assemblé de produits en bois qui ne satisfont pas les normes de traitements ou qui ont été obtenu par un établissement qui n'est pas inscrit au programme de TC.
- Formation insuffisante pour les employées responsable pour l'implémentation des procédures.
Non-conformités mineures
Elles désignent des incidents isolés qui n’ont pas de répercussion sur l’intégrité des MEB et qui peuvent être corrigés dans un délai précis.
Voici des exemples tirés du D-13-01 :
- Un établissement fonctionnant avec des changements mineures dans leur procédures qui n'ont pas été approuvés par à l'agence accrédité par le CLSAB ou l'auditeur tiers approuvé par l'ACIA.
- L'établissement n'a pas suivies les procédures (ou ont été mal suivies) pour la documentation ou la production de certificats. Les procédures ne sont pas claires.
- Un employé de l'établissement responsable pour l'implémentation de procédures de qualité ne connaît pas les spécifications phytosanitaires se rapportant aux activités qu'il effectue.
- La séparation ou identification de bois traité et non traité est inadéquate, par contre l'intégrité du produit prêt pour l'export est inaffectée.
- La formation des employés n'a pas été complétée ou les dossiers de formation n'ont pas été maintenus.
- L'établissement inscrit au programme n'a pas maintenus la documentation des audits précédents.
- L'établissement n'a pas adressé des éléments identifié comme des observations d'un audit précédent.
Veuillez prendre note que cinq non-conformités mineures équivalent à une majeure.
Observations
Les observations sont des résultats qui sont problématiques, mais qui n’ont pas de répercussion sur les exigences phytosanitaires du Programme TC.
En voici des exemples :
- Numéro de page manquant dans le manuel.
- Annexes du manuel non étiquetées ou non numérotées.
- Tenue de dossiers inadéquate à l'établissement, mais dossiers essentiels à l'intégrité de la norme phytosanitaire (p. ex., dossiers de traitement complets, tenue de registres de traçabilité).
- Organigramme de l'établissement non mis à jour lorsqu'on apporte des modifications à la composition du personnel.
